Het inrichten van de administratie

Het inrichten van een administratie is heel belangrijk. Maar wat er allemaal wel of niet geadministreerd moet worden hangt sterk af van het type bedrijf. Welke manier van inrichten hoort bij uw bedrijf?

Een onderneming met veel kasmutaties hoort bijvoorbeeld een zeer nauwkeurig kasboek te hebben. Maar bij een Internet winkel is dit overbodig. En zo zijn er talloze voorbeelden te noemen van specifieke administratie eisen voor specifieke bedrijven.

Wanneer u hulp in de administratie inhuurt, is het dus van belang dat die snel kan inschatten wat wel en wat niet nodig is om in uw bedrijf te administreren.

De gevolgen van een slechte administratie

Het niet voldoen aan de administratieplicht is strafbaar. De belastingdienst beschikt daarbij over een ‘eigen’ zeer krachtige sanctie: de omkering van de bewijslast.

Als u geen of onvoldoende gegevens verstrekt, of als uw administratie niet aan de eisen voldoet, mag de Belastingdienst zelf de hoogte van de aanslag berekenen.

U moet dan aantonen dat de berekening van de belastingdienst onjuist is. Met een slechte administratie zal dit onmogelijk zijn.

Hoelang bewaren?

Het is duidelijk dat de administratie vooral bij een wat groter bedrijf een enorme omvang kan krijgen. Zeker omdat u de administratie gedurende zeven jaar moet bewaren.

Gegevens over onroerende zaken moeten echter tien jaar bewaard blijven. De loonadministratie moet ten behoeve van de sociale verzekeringen vijf jaar bewaard blijven.

Wat bewaren?

Het is niet altijd noodzakelijk om alles in papieren vorm te bewaren. Onder bepaalde voorwaarden mag u de administratie digitaliseren.

Overleg vooraf met de belastingdienst wat u in elk geval moet bewaren en in welke vorm.

Als u uw administratie heeft gevoerd met behulp van een softwarepakket, kunt u niet volstaan met het bewaren van de output. Ook de software moet beschikbaar blijven zodat het boekingsproces kan worden gevolgd.

Een administratie inrichten die bij u past

Om dit alles te overzien en de juiste maatregelen te nemen, moet u eigenlijk een expert zijn. En als u een administratie- of accountantskantoor inschakelt gaat u al snel mee in het grote pakket.

De persoonlijke aandacht bij grotere kantoren wordt steeds minder.

En de nota is vaak al duur genoeg, dus belt de ondernemer maar niet, anders gaat de meter weer lopen.

Ik pas me snel aan binnen de cultuur en de wensen en eisen van uw bedrijf. Door goed naar u en uw bedrijf te kijken ga ik de juiste vorm zoeken voor het inrichten van uw administratie.

U blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van uw administratieve verplichting. Het is dus van zeer groot belang dat u iemand in dienst neemt die u de administratie kunt toevertrouwen.

Een goede administratie is immers de basis voor het nemen van de juiste beslissingen voor uw bedrijf.

Meer weten? Neem dan contact met mij op.

---